Já parou para pensar que talvez não lhe falte tempo, mas sim ORGANIZAÇÃO

Que a organização é fundamental para qualquer empresário de sucesso você já sabe, mas ainda sim boa parte dos empresários e empresárias destacam a falta de organização como um desafio do dia a dia da empresa.

Afinal, gerir um negócio exige que sejam feitas muitas tarefas ao mesmo tempo e que todas elas sejam executadas no prazo correto. Porém, a realidade de muitas empresas destoa disso. E é por esse motivo que é tão importante ter uma agenda empresarial bem organizada. 

Neste artigo, discutiremos algumas das melhores práticas para ser organizado e como construir uma agenda que torne seus dias mais produtivos, do que ocupados.

Bora lá? 

 

Identifique as suas prioridades

O primeiro passo para uma agenda empresarial organizada é identificar as demandas e os compromissos que são de fato prioridades, além de delegar tarefas que ainda estão na sua agenda, mas que já deveriam estar sobre a responsabilidade de uma pessoa do seu time.

Você pode ser ágil, ter conhecimento técnico e, quem sabe, até tempo disponível, mas se não souber administrar suas atividades e seus compromissos pela prioridade, correrá riscos de perder prazos ou não gerar os resultados esperados.

Portanto, faça uma lista dessas tarefas que precisam ser feitas diariamente e classifique-as por ordem de importância. Isso ajudará a garantir que as tarefas mais importantes sejam realizadas primeiro.

Fazendo isso, você poupará esforços com retrabalhos ou atrasos em demandas, e otimizará o seu tempo de maneira assertiva.

Existe uma ferramenta chamada Matriz de Eisenhower utilizada para priorizar tarefas e orientar os processos de tomada de decisão nas organizações

Há basicamente dois tipos de tarefas — as urgentes, que têm prazo apertado e não podem ser adiadas; e as importantes, que mesmo que não precisem de resolução imediata, merecem atenção por serem as que mais trazem resultados.

Diante disso, as tarefas são separadas em quatro quadrantes de natureza dupla, montando um planejamento estratégico para a execução de cada categoria:

  • Urgentes e importantes: prioridade máxima, devem ser feitas o mais rápido possível;
  • Importante, mas não urgente: não devem ser procrastinadas, mas podem ser feitas após as urgentes;
  • Nem importante, nem urgente: podem ser adiadas ou feitas em brechas da rotina;
  • Urgentes, mas não importantes: devem ser delegadas ou automatizadas.

Ao colocar essa ferramenta em prática, é possível ordenar as demandas, os compromissos e as atividades por priorização.

 

Gerencie o seu tempo

Existem muitas ferramentas disponíveis que podem ajudá-lo a gerenciar o seu tempo, como: aplicativos de agenda, calendários digitais, ou até mesmo uma agenda física para se manter organizado diante de tantas reuniões, atividades, compromissos e processos. 

Aqui na Imperium Group, por exemplo, nós utilizamos uma plataforma paga chamada Monday que além de ser usada para outras finalidades, também nos ajuda a controlar o tempo de cada demanda que realizamos no dia a dia.

Através dela é possível notar o quão produtivo, ocupado ou sobrecarregado você está com o tanto de compromissos, reuniões e tarefas que você possui.

Certifique-se de escolher um sistema que funcione para você e que possa facilmente ser acessado e atualizado.

 

Defina metas relevantes e alcançáveis

Outra forma de manter a sua agenda empresarial organizada é definir metas, de curto, médio ou longo prazo, visando manter o seu foco nas atividades mais importantes e garantir que você esteja fazendo progressos constantes em direção aos seus objetivos.

Porém, essas metas precisam ser do conhecimento de todos do seu time e estar à vista, ou seja, é importante que você trabalhe com uma metodologia de gerenciamento empresarial em que os principais indicadores de desempenho fiquem visíveis para todos os colaboradores, em pontos estratégicos da empresa.

 

Liste suas tarefas diárias

Uma das melhores práticas para manter a sua agenda empresarial organizada é fazer uma lista de tarefas que acontecem corriqueiramente, desde o momento que você acorda até a hora que retorna para casa. 

Eu, por exemplo, tenho o costume de colocar tudo no meu Google Agenda, desde reuniões, aniversários, consultas médicas, comemorações até palestras e treinamentos, para que tudo fique de fácil acesso para acompanhar e otimizar o meu tempo, afinal, eu consigo ter o controle na palma da minha mão, com o celular.

 

Agende tempo para tarefas específicas

Agendar tempo para tarefas específicas é uma das formas de manter a sua agenda empresarial organizada. Por exemplo, você pode agendar uma hora para responder e-mails, outra hora para retornar chamadas telefônicas ou responder mensagens do WhatsApp, e assim por diante. 

Fazendo isso, as tarefas não vão se acumular e nem atrasará as próximas, mas claro, é necessário que você siga à risca e cumpra esses prazos.

 

Revise a sua agenda diariamente

Por fim, é importante revisar a sua agenda diariamente para trazer à memória cada um dos compromissos que você terá durante a sua semana, bem como estar preparado para lidar com qualquer imprevisto que possa surgir. 

Certifique-se de incluir um tempo para revisar a sua agenda no início e no final do dia.

 

É importante lembrar que, embora a organização seja crucial, também é necessário ter flexibilidade para lidar com situações imprevistas. Por isso, esteja aberto a ajustar a sua agenda para lidar com emergências e mudanças de planos.

Vale pontuar também que não é um hábito que se adquire da noite pro dia com excelência, é através da constância e disciplina que você torna o seu ambiente, a sua vida e a sua empresa mais organizada. 

Portanto, esse hábito deve ser cultivado, começando com pequenas mudanças na sua rotina e, com o tempo, desenvolvendo uma agenda empresarial mais eficaz e eficiente. 

E falando em compromissos, tem um na minha agenda toda segunda-feira às 07:07 que eu gostaria de te convidar para incluí-lo na sua agenda também.

Estou falando da Live Empresarial que acontece toda segunda às 07:07 lá no meu Instagram, com duração de uns 50 minutinhos. Eu separo conteúdos, insights e reflexões bem relevantes que podem te ajudar bastante.

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